What are you looking for, my friend?

Şirketlerin dijital dönüşüm yolculuklarında SAP çözümleriyle uçtan uca danışmanlık ve uygulama hizmetleri sunan Solvia’nın geliştirdiği RedFlag, ERP sistemlerindeki işlemlerin yalnızca küçük bir bölümünü örneklem yoluyla incelemek yerine tamamını düzenli olarak kontrol ediyor. Hazır kontrol kuralları ve yapay zekâ destekli yetenekleriyle finansal risklerin işlem gerçekleştikten aylar sonra değil, henüz süreç devam ederken belirlenmesini amaçlıyor.
Kurumsal yapılarda işlem hacimleri büyürken finans, iç denetim ve risk yönetimi ekiplerinin kontrol etmesi gereken veri miktarı da hızla artıyor. Geleneksel denetim yöntemlerinde işlemlerin genellikle yüzde 5 ila 10’u örneklem yoluyla incelenirken, bu yaklaşım yüksek hacimli veri içindeki bazı hataların, kontrol eksikliklerinin ve olağan dışı işlemlerin gözden kaçmasına neden olabiliyor.
Solvia tarafından geliştirilen RedFlag, denetimi belirli dönemlerde gerçekleştirilen bir çalışma olmaktan çıkararak iş süreçlerinin sürekli bir parçası hâline getirmeyi hedefliyor. ERP sistemlerindeki işlemleri günlük, haftalık veya aylık olarak kontrol eden çözüm; mükerrer ödeme riski taşıyan faturalar, olağan dışı fiyat ve indirim değişiklikleri, ödeme vadelerindeki sapmalar ve yetkilendirme eksiklikleri gibi durumları belirleyebiliyor.
Solvia Risk Çözümleri Direktörü Ozan Gençer, RedFlag’in yaklaşımını, “ERP sistemlerindeki her işlemin düzenli olarak kontrol edilmesini sağlıyoruz. Böylece denetim, yılda birkaç kez gerçekleştirilen dönemsel bir çalışma olmaktan çıkıyor ve sürecin doğal bir parçasına dönüşüyor” sözleriyle anlatıyor.

Sorunlar aynı gün görülebiliyor
RedFlag’in temel farklarından biri, işlem verilerinin tamamını kontrol kapsamına alması. Böylece şirketler yalnızca belirli işlemlerden oluşturulan örneklemler üzerinden hareket etmek yerine, sistemlerindeki bütün işlem akışını izleyebiliyor.
Bu yaklaşım, sorunların finansal dönem kapandıktan aylar sonra fark edilmesi yerine işlem sırasında ya da hemen sonrasında ortaya çıkarılmasına olanak tanıyor. Örneğin mükerrer ödeme ihtimali taşıyan bir fatura, ödeme yapılmadan önce ilgili ekibin karşısına çıkarılabiliyor. ERP uyarlamalarından veya eksik yetkilendirmelerden kaynaklanan kontrol açıkları da aynı yöntemle belirlenebiliyor.
Solvia’nın bir müşteri çalışmasında yalnızca tek bir çeyreğe ait verilerin incelenmesi sonucunda, vadesinden erken gerçekleştirilen ödemelerin 10 milyon TL’yi aşan bir iyileştirme alanı yarattığı belirlendi. Solvia, bu tür bulguların doğrudan bir usulsüzlük iddiası anlamına gelmediğini, süreçlerin daha verimli ve kontrollü yürütülebileceği noktaları gösterdiğini vurguluyor.
Başka bir incelemede ise ERP sistemindeki ödeme vadesi alanında yapılan değişikliklerin yıllar boyunca fark edilmediği görüldü. Beş yıllık verinin taranmasıyla benzer özellik taşıyan yaklaşık 250 işlem belirlendi. Bu örnek, tek başına düşük tutarlı veya olağan görünen değişikliklerin yüksek işlem hacmi içinde nasıl önemli bir finansal etkiye dönüşebildiğini ortaya koyuyor.

200’ün üzerinde hazır kontrol kuralı
Pazarda erişim ve rol yönetimine ya da süreç madenciliğine odaklanan farklı çözümler bulunuyor. Ancak erişim yönetimi araçları çoğunlukla kullanıcıların hangi sistem ve verilere ulaşabileceğini kontrol ederken, süreç madenciliği çözümleri operasyonların analiz edilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla kullanılıyor. Sürekli işlem kontrolü oluşturulması ise çoğu zaman ayrıca veri altyapısı kurulmasını ve uzman ekiplerin çalışma yürütmesini gerektiriyor.
RedFlag, 200’ün üzerindeki hazır kontrol kuralıyla bu süreci kısaltmayı amaçlıyor. Hazır kural ve şablonlar sayesinde çözümün bazı projelerde üç ila beş gün içinde kullanıma alınabildiği belirtiliyor. Şirketler, mevcut kontrolleri kendi süreçlerine göre uyarlayabildiği gibi kod yazmadan yeni kurallar da oluşturabiliyor.
Çözümde kullanılan yapay zekâ asistanı, kullanıcıların doğal dille yeni kontrol kuralları tanımlamasına ve sistemin ortaya çıkardığı sonuçları yorumlamasına yardımcı oluyor. Solvia’nın uzun vadede iş ve denetim ekiplerinin ihtiyaç duydukları kontrolleri bir yazılım geliştirme ekibine veya dışarıdan desteğe bağlı kalmadan oluşturabilmesini hedefliyor.
Solvia Risk Çözümleri Direktörü Ozan Gençer, “Teknik üstünlüğümüz yalnızca kural sayısından kaynaklanmıyor. Yüksek hacimli veriyi ERP sistemini yormadan işleyebilen veri mimarimiz ile kodlama gerektirmeyen kural motorumuz birlikte çalışıyor. Yapay zekâ asistanımız sayesinde kullanıcılar konuşarak yeni kontrol oluşturabiliyor ve elde edilen bulguları daha kolay yorumlayabiliyor” diyor.

Veriler kurumun kendi ortamında kalıyor
Finansal ve operasyonel verilerin hassasiyeti nedeniyle veri güvenliği, bu tür projelerin öncelikli konuları arasında bulunuyor. RedFlag, hem bulut ortamında hem de şirket bünyesinde kurulabiliyor. Çözüm verileri kurum dışında saklamıyor; analiz sonuçları doğrudan şirketin kendi sistemine yazılıyor. Gerektiğinde veriler maskelenerek işleniyor ve gerçek değerler kurum ortamının dışına çıkarılmıyor.
RedFlag’in öncelikli hedef kitlesini, sektörden ziyade şirketlerin organizasyon ve işlem yapısı belirliyor. SAP kullanan, çok sayıda tüzel kişiliğe ve 10’un üzerinde şirket koduna sahip gruplar çözümün öne çıktığı müşteri profilini oluşturuyor. Türkiye’de holdingler ile üretim, enerji ve perakende şirketleri bu grupta yer alıyor. Bu kuruluşların ortak noktası, artan işlem ve denetim kapsamını yalnızca insan kaynağıyla yönetmekte zorlanmaları.
Solvia önümüzdeki yıl içinde RedFlag’in yapay zekâ katmanını geliştirmeyi, veri modellerini yeni iş süreçlerini kapsayacak şekilde genişletmeyi ve müşteri sayısını artırmayı planlıyor. Şirket, denetçilerin yerini tamamen alan bir sistemden ziyade, ekiplerin çok daha geniş bir işlem kapsamını daha kısa sürede kontrol etmesini sağlayan yeni bir çalışma modeli oluşturmayı hedefliyor.